6泊の出張が入ったが手持ちのスーツケースでは足りない、という場面はよくある。買うと自腹になりやすいが、レンタルなら費用の性格が変わる。結論から書くと、1回の出張ならレンタル、頻度が高いなら会社に備品として相談するのが筋だ。経費の考え方と、出張向けの選び方を整理する。
出張での選択肢
| 方法 | 費用の目安 | 領収書 |
|---|---|---|
| レンタル | 1回5,000〜7,000円（税込） | 発行に対応する社あり |
| 購入 | 2万5千円〜7万円台（税込） | 購入店で発行 |
| 会社の備品を借りる | なし | — |
領収書とインボイスの扱い
経費で精算するなら、適格請求書の要件を満たす書類が出るかを先に確認したい。マイレンタルは「カード決済をご利用の場合は、インボイス対応の手書き領収書を発行する事が可能です。」とし、予約時に領収書希望と宛名を伝えると商品とは別に郵送するとしている。代金引換の場合は領収書ではなく、インボイス対応の請求書をPDFで発行できるとしている。
エース直営レンタルはクレジットカード払いの場合、返却確認後に電子領収書（PDF）を登録メールアドレスへ送るとしている。同社は「但し書はご指定ない場合『スーツケースレンタル代』となります。」としており、宛名も変更できる。後払い決済の場合はコンビニの振込受領証などが領収書代わりになる。
・領収書が旅費精算の締切に間に合うか（返却確認後の発行になる社がある）
・宛名を会社名にできるか
・法人名義の支払い方法が使えるか（レンティオは法人向けに請求書払いに対応）
出張向けの型はフロントオープン
出張では、移動の合間にPCや書類を出す場面が多い。前面のポケットから取り出せるフロントオープンなら、本体を寝かせずに済む。レンティオはバーマスのINTER CITYやTRAVEL SMARTといったフロントオープンのモデルを扱っており、Mサイズのワンタイムプランで3泊4日5,480円（税込）だった。アールワイレンタルとエース直営レンタルも、フロントオープンを機能別の絞り込み項目として持っている。
6泊程度なら容量は60〜80Lが目安になる。ただし国内出張で預け入れをするなら、外寸の3辺合計が158cm以内に収まるかを確認したい。スターフライヤーは「規程サイズ（3辺の合計が158cm）を超える手荷物は、超過手荷物料金をいただきお預かりいたします。」としており、超過は1個5,500円になる。
法人での利用
複数名の出張で何本も必要な場合、法人向けの窓口を持つ社がある。レンティオは法人・個人事業主向けに請求書払い（掛け払い）を用意しており、大量レンタルにも対応するとしている。アールワイレンタルは電話やFAXでの注文も受け付けており、その場合は利用できる決済方法が限られる。
頻度が高いなら、そもそも会社の備品として購入する話に切り替えたほうが安い。1回7,000円のレンタルを年4回使うと28,000円で、レンティオが示すレジェンドウォーカー5208マリブの当社規定価格25,300円を超える。年4回が境目だ。
マイルとポイント
支払い方法で還元を取る余地はある。JALエービーシーはJALカード特約店で、「JALカードでのお支払いで通常の 2倍 マイルがたまります。」としている。ただし同社のスーツケースレンタルは現在申し込みを一時休止中だ。アールワイレンタルは楽天市場店・ヤフー店も運営しているので、ポイント経済圏に合わせて選ぶこともできる。
急な出張に備える
出張は決まってから出発までが短い。アールワイレンタルは「ご希望のスーツケースの在庫状況により、平日15時・土曜日12時（※）までのご注文で即日発送・最短翌日にお届け致します。」としており、平日に決まった出張なら翌日には届く。ただし日曜・祝日は翌営業日の発送になる。
マイレンタルのように利用の5日前が申込の締切という社もあるので、急ぎの候補としては向かない。頻繁に出張がある人は、締切と最短到着日の条件が合う社をひとつ決め、会員登録と支払い方法を先に済ませておくと動きが速い。
よくある質問
スーツケースのレンタル代は経費になりますか？
業務上必要な支出かどうかは会社の旅費規程と税務上の判断によるため、経理担当に確認してほしい。領収書やインボイス対応の請求書を発行できる社は複数あるので、書類面は用意できる。
領収書はいつもらえますか？
返却確認後になる社がある。エース直営レンタルはクレジットカード払いの場合、商品の返却確認後に電子領収書を手配するとしている。精算の締切が早い場合は、事前に発行時期を確認したい。
出張には何Lくらいが必要ですか？
6泊なら60〜80Lが目安だ。ただし現地で洗濯できるなら50L台でも足りる。書類やPCを持つなら、容量よりフロントオープンかどうかのほうが効いてくる。
まとめ
出張でのスーツケースレンタルは、年4回が購入との分かれ目になる。それ以下なら借りるほうが安く、経費で精算するなら領収書の発行時期と宛名の扱いを先に確認しておきたい。
